Con los avances técnicos, ahora se considera que una firma digital es igual de válida que una firma física.
Se presenta la situación de que un empleado ha decidido recientemente poner fin a su relación laboral actual y ha pedido que firmemos su documento de renuncia y despido utilizando una firma digital. La sugerencia es buena, pero no sabemos si es realista o válida, para conocer si esta idea tiene una valides oficial, sigue leyendo.
Para que se considere que un documento privado fue emitido por la persona nombrada, debe existir una firma manuscrita o huella digital, o ambas, al pie o al margen del documento como expresión de la voluntad de firmarlo, según muestra en numeral 802 de la LFT.
Salvo en los casos en que el material no se repute proveniente del autor, lo cual deberá justificarse con las pruebas pertinentes, dicha suscripción hace plena fe de la formulación del documento por parte del suscriptor cuando se valida en su contenido y firma o huella digital como muestran los arts. 776; 802, tercer párrafo; y 811 de la LFT.
Sin embargo, con los avances técnicos, se ha reconocido que la firma digital tiene la misma validez que la firma manuscrita, por lo que no debería existir ningún riesgo si se aprueba la solicitud del trabajador de incluir su firma electrónica en la carta de renuncia y despido.
Sin embargo, se recomienda que, antes de aceptar la solicitud del trabajador, verifiquen que la firma digital a utilizar garantice la validez de haber sido emitida por el empleado, ya que deberán acreditar la autenticidad e inalterabilidad de dicha firma en caso de controversia como muestran los artículos 776, fracción VII; 821; 836-B, incisos h), j) y l); 836-C y 836-D de la LFT).
Existen diferentes tipos de firmas digitales.
Actualmente existen dos tipos: avanzada y simple.
Firma de nivel avanzado
La primera categoría (firma digital avanzada) se refiere a una firma que se ha realizado con medios sobre los que el titular tiene el control exclusivo y está certificada por una fuente aprobada. Si el documento es de carácter público, por ejemplo, debe firmarse con una firma avanzada.
La firma simple
Aunque la firma simple es igualmente válida, al igual que los contratos celebrados por escrito y en papel, puede ser impugnada. Algunos documentos privados que tienen el mismo valor probatorio que la normativa general son una ilustración de lo anterior.
Usos
Los contratos de trabajo, los comprobantes de deducción salarial, los anexos de horas extras, los comprobantes de vacaciones, los reglamentos internos y las amonestaciones escritas son ejemplos de papeles que pueden utilizar la firma electrónica.
Hay algunas excepciones a esta regla. Una simple firma digital es insuficiente, como en el caso de la indemnización por despido, porque el documento debe ser verificado ante un ministro de fe, que puede ser un notario o un inspector de trabajo.
A su vez, la Dirección del Trabajo señala que hay una serie de requisitos adicionales que se deben cumplir para emplear la firma digital. La primera necesidad es que el sistema permita al inspector consultar el material directamente a través de Internet. También es fundamental contar con las medidas de seguridad adecuadas para que la auditoría de la documentación electrónica pueda realizarse sin obstáculos ni restricciones.
Otro punto es la posibilidad de realizar consultas y acceder a los formularios desde los ordenadores del empresario en el lugar de trabajo, que permita la impresión y certificación a través de una simple firma electrónica y, por último, que permita al auditor ratificar los antecedentes ante el empresario, utilizando el sistema implantado.
